Los 5 Porqués: la herramienta Lean que imita la curiosidad de los niños

Si alguna vez has compartido tiempo con un niño pequeño, seguramente viviste una conversación así:

– ¿Por qué llueve?
– Porque hay nubes cargadas de agua.
– ¿Y por qué hay nubes?
– Porque el vapor de agua se condensa...
– ¿Y por qué se condensa?
...y así hasta perder la paciencia. 😅

Aunque a veces puede parecer molesto, lo que hacen en realidad es algo brillante: indagan hasta comprender. No se quedan con la primera respuesta. ¡Van al fondo!

Esa misma lógica es la base de una de las herramientas más poderosas en la mejora continua: la técnica de los 5 Porqués. Una metodología sencilla, pero muy efectiva, que ayuda a descubrir la causa raíz de los problemas en procesos productivos, logísticos, administrativos... ¡y hasta personales!

¿Qué es la herramienta de los 5 Porqués?

La técnica de los 5 Porqués consiste en preguntar repetidamente "¿Por qué?" ante un problema, con el objetivo de descubrir su causa raíz. No se trata de buscar culpables, sino de entender qué está fallando en el sistema o en el proceso.

La herramienta fue desarrollada por Sakichi Toyoda, uno de los padres fundadores del sistema de producción de Toyota, y es ampliamente utilizada dentro de metodologías Lean y Six Sigma.

¿Cuándo se debe usar esta herramienta?

Puedes usar los 5 Porqués cuando:

• Quieres entender el origen real de un problema que se repite.
• Estás iniciando un proceso de mejora bajo la metodología DMAIC (etapa Definir).
• Estás resolviendo problemas en logística, producción, servicio al cliente o administración.
• Necesitas involucrar al equipo en una reflexión rápida y práctica.

🔗 Los 5 Porqués se pueden usar junto a herramientas como el Diagrama de Ishikawa (Causa-Efecto) para visualizar posibles causas antes de profundizar. También es útil después de un análisis de Pareto. (https://mentorgo.com.co/descargables/)

¿Cómo aplicar correctamente los 5 Porqués?

1. Identifica claramente el problema. Sé específico y objetivo.
2. Haz la primera pregunta: ¿Por qué ocurrió esto?
3. Anota la respuesta y vuelve a preguntar: ¿Por qué ocurrió eso?
4. Repite el ciclo al menos cinco veces (o hasta llegar a la causa raíz).
5. Valida la causa raíz y define las acciones correctivas.

Ejemplo práctico en manufactura

Problema: Se despachó un lote de productos defectuosos.

1. ¿Por qué se despachó un lote defectuoso?
   → Porque el control de calidad no lo revisó.
2. ¿Por qué no lo revisó?
   → Porque ese turno no tenía personal suficiente.
3. ¿Por qué no había suficiente personal?
   → Porque no se planificaron los reemplazos por vacaciones.
4. ¿Por qué no se planificaron?
   → Porque no hay un protocolo de cobertura.
5. ¿Por qué no hay un protocolo?
   → Porque nunca se ha diseñado uno desde gestión humana.

✅ Causa raíz: Falta de protocolo para cubrir ausencias en el personal de control de calidad.

Ejemplo práctico en un proceso administrativo

Problema: Se retrasó la entrega de una cotización.

1. ¿Por qué se retrasó?
   → Porque el área técnica no envió los datos.
2. ¿Por qué no los envió?
   → Porque no sabían que se requerían.
3. ¿Por qué no lo sabían?
   → Porque el correo no fue leído a tiempo.
4. ¿Por qué no fue leído?
   → Porque nadie está asignado a responder ese tipo de solicitudes.
5. ¿Por qué no hay asignación?
   → Porque no existe un procedimiento interno para cotizaciones urgentes.

✅ Causa raíz: Falta de estandarización del flujo de solicitud de cotizaciones.

Ejemplo práctico en logística

Problema inicial: Un cliente recibió su pedido con 2 días de retraso.

1. ¿Por qué se presentó el retraso?
   → Porque el pedido salió tarde del centro de distribución.
2. ¿Por qué el pedido salió tarde?
   → Porque no estaba listo a tiempo para ser cargado en el camión.
3. ¿Por qué el pedido no estaba listo?
   → Porque el picking del pedido comenzó más tarde de lo planeado.
4. ¿Por qué se retrasó el picking?
   → Porque uno de los productos no estaba disponible en la ubicación asignada.
5. ¿Por qué el producto no estaba disponible?
   → Porque no se actualizó correctamente el inventario tras la devolución de otro cliente.

✅ Resultado: La causa raíz del retraso no fue una falla en el transporte, sino una omisión en el registro del inventario, lo que desencadenó una cadena de demoras.

Tips para aplicar los 5 Porqués

• 🧠 Sé curioso, no crítico. La herramienta es para aprender, no para culpar.
• 👥 Hazlo en equipo. Quienes viven el proceso a diario suelen tener la mejor información.
• 📄 Registra el análisis. Puedes usar plantillas digitales o hacerlo en papel/post-its.
• 🕵️ Valida con datos. No te quedes con suposiciones.
• 📌 No siempre son 5. A veces llegarás a la causa raíz en 3 preguntas, otras veces en 6 o más.

Errores comunes al aplicar los 5 Porqués

• Asumir la primera respuesta como causa raíz.
• Formular “porqués” con juicio o culpa (ej. ¿Por qué no hicieron bien su trabajo?).
• No involucrar a las personas del proceso.
• No validar la causa raíz con datos reales.
• Quedarse en causas superficiales o síntomas.

¿Qué es lo más poderoso de esta herramienta?

Que es sencilla, humana y poderosa. No necesitas software ni conocimientos técnicos avanzados, solo disposición para preguntar con profundidad y voluntad para mejorar.

Conclusión

A veces, las soluciones más efectivas son también las más sencillas.
Los 5 Porqués nos enseñan que preguntar con intención puede llevarnos lejos, si lo hacemos con curiosidad, respeto y compromiso con la mejora.

En Mentor Go usamos la técnica de los 5 Porqués no solo como una herramienta de análisis, sino como parte del cambio cultural hacia la mejora continua. Porque cada problema es una oportunidad de aprender, y cada "¿Por qué?" nos acerca más a soluciones sostenibles.

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La próxima vez que enfrentes un problema…

Pregunta “¿Por qué?” como si tuvieras 2 años otra vez 😉.